Die Einführung eines neuen ERP-Systems betrifft nicht nur die technische Einrichtung einer Software. Bestehende Arbeitsabläufe müssen erfasst, Datenbestände geprüft und Zuständigkeiten festgelegt werden. Hinzu kommen Schnittstellen zu weiterhin genutzten Anwendungen sowie Tests vor dem Produktivbetrieb. Bei einer Odoo-Implementierung hängen Prozessaufnahme, Datenübernahme, Systemeinrichtung und Tests unmittelbar voneinander ab. Ungeprüfte Stammdaten oder nicht dokumentierte Sonderabläufe können nach dem Systemwechsel zu falschen Beständen, zusätzlichen Excel-Listen oder fehlerhaften Buchungsinformationen führen.

Kurzfassung Vor der Systemeinrichtung müssen bestehende Geschäftsprozesse und benötigte Funktionen erfasst werden. Stammdaten benötigen vor der Migration eine Prüfung auf Dubletten, veraltete Angaben und fehlende Informationen. Schnittstellen zu weiterhin genutzten Anwendungen sollten vor dem Produktivstart vollständig getestet werden. Fachbereiche benötigen Testfälle, die typische Vorgänge aus dem späteren Arbeitsalltag abbilden. Der Produktivstart folgt erst, wenn zentrale Abläufe, Berechtigungen und Datenübernahmen geprüft wurden.

Bestehende Abläufe bestimmen den Umfang des Projekts

Vor der technischen Einrichtung steht die Frage, welche Arbeitsabläufe künftig in Odoo abgebildet werden sollen. Eine reine Betrachtung einzelner Abteilungen erfasst dabei nicht alle Abhängigkeiten zwischen den Prozessen. Ein Auftrag kann beispielsweise im Vertrieb beginnen, anschließend Lagerbewegungen auslösen und später Daten für Rechnungsstellung und Buchhaltung erzeugen.

Für die Planung muss daher dokumentiert werden, welche Informationen beispielsweise vom Vertrieb an Lager, Einkauf oder Buchhaltung weitergegeben werden. Dazu gehören Freigaben, Verantwortlichkeiten, verwendete Datenfelder und Sonderfälle. Wird etwa ein bestimmter Auftrag erst ab einer festgelegten Summe freigegeben, muss diese Vorgabe bei der späteren Einrichtung berücksichtigt werden.

Der Projektaufwand unterscheidet sich zwischen einer ERP-Ersteinführung und dem Wechsel von einem bestehenden System. Bei einer erstmaligen Einführung müssen teilweise Abläufe erfasst werden, die zuvor über Tabellen, E-Mails oder einzelne Fachprogramme organisiert wurden. Beim Systemwechsel stehen dagegen häufig vorhandene Datenbestände, Erweiterungen und über Jahre entstandene Sonderprozesse im Vordergrund.

Anforderungen vor der technischen Einrichtung konkretisieren

Nach der Prozessaufnahme wird jedem vorgesehenen Arbeitsablauf eine passende Funktion in Odoo zugeordnet. Nicht jeder bisherige Ablauf muss unverändert in das neue System übernommen werden. Zunächst ist zu prüfen, welche Schritte weiterhin erforderlich sind und welche Funktionen bereits durch den Odoo-Standard abgedeckt werden.

Für Vertrieb, Einkauf, Lager oder Buchhaltung ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an Eingabefelder, Berechtigungen und Freigaben. Diese Punkte sollten vor Beginn der technischen Arbeiten dokumentiert sein. Andernfalls können während der Einrichtung weitere Anforderungen hinzukommen und bereits bearbeitete Bereiche erneut geändert werden müssen.

Erweiterungen außerhalb des Odoo-Standards verursachen zusätzlichen Entwicklungs- und Testaufwand. Dazu können besondere Auswertungen, zusätzliche Freigaberegeln oder abweichende Prozesslogiken gehören. Vor der technischen Anpassung muss daher feststehen, welcher betriebliche Vorgang damit abgebildet werden soll.

Daten vor der Migration bereinigen und zuordnen

Kunden-, Lieferanten- und Artikeldaten werden in Vertrieb, Einkauf, Lager und Buchhaltung mehrfach verwendet. Fehlerhafte Stammdaten können dadurch gleichzeitig in Bestellungen, Lagerbeständen, Aufträgen oder Rechnungen erscheinen. Doppelte Kundeneinträge erschweren unter anderem Zuordnungen, während falsche Artikelinformationen Bestände oder Bestellungen verfälschen können.

Vor der Übernahme werden vorhandene Daten ausgewertet und bereinigt. Veraltete Datensätze können ausgesondert, unterschiedliche Schreibweisen vereinheitlicht und fehlende Pflichtangaben ergänzt werden. Anschließend erfolgt die Zuordnung der bisherigen Datenfelder zu den vorgesehenen Feldern in Odoo.

Bei größeren Datenbeständen kann vor der endgültigen Übernahme eine Testmigration durchgeführt werden. Dabei wird kontrolliert, ob Datensätze vollständig übertragen wurden und die Feldzuordnung funktioniert. Festgestellte Fehler lassen sich so vor dem Produktivstart korrigieren.

Schnittstellen nach Datenrichtung und Zuständigkeit festlegen

Nicht jede vorhandene Anwendung wird während einer Odoo-Implementierung ersetzt. Buchhaltungsprogramme, CRM-Anwendungen oder weitere Fachsysteme können weiterhin genutzt und über Schnittstellen angebunden werden.

Für jede Verbindung muss festgelegt werden, welche Informationen übertragen werden und in welche Richtung der Datenaustausch erfolgt. Ebenso ist zu bestimmen, welches System einen bestimmten Datensatz führt. Ohne eine solche Zuordnung besteht das Risiko, dass Informationen mehrfach gepflegt werden oder unterschiedliche Versionen desselben Datensatzes entstehen.

Ein Schnittstellentest sollte nicht nur die technische Verbindung prüfen. Zusätzlich ist zu kontrollieren, ob alle vorgesehenen Informationen in den richtigen Feldern ankommen und spätere Änderungen korrekt übertragen werden.

Fachbereiche prüfen typische Vorgänge vor dem Produktivstart

Einzelne Funktionstests zeigen nicht, ob ein vollständiger Geschäftsablauf ohne Unterbrechung funktioniert. Deshalb sollten die später betroffenen Fachbereiche typische Vorgänge im eingerichteten System durchspielen.

Im Vertrieb kann etwa ein Angebot angelegt und in einen Auftrag überführt werden. Im Einkauf lässt sich ein Vorgang von der Bestellung bis zum Wareneingang prüfen. Für Lager und Buchhaltung sind Bestandsbewegungen, Rechnungen und die zugehörigen Buchungsdaten geeignete Testfälle.

Parallel zur Testphase werden die Beschäftigten mit den für ihre Aufgaben benötigten Funktionen vertraut gemacht. Die Schulungsinhalte sollten konkrete Freigaben, Datenfelder und Arbeitsschritte des eingerichteten Systems enthalten. Als Schulungsfälle eignen sich beispielsweise die Auftragserfassung, Freigaben, Wareneingänge oder die Bearbeitung von Rechnungen.

Vor dem Produktivstart Daten, Rechte und Schnittstellen abschließend prüfen

Vor dem Go-live muss geklärt sein, welche Daten zu welchem Zeitpunkt endgültig übernommen werden. Benutzerkonten und Zugriffsrechte sind ebenfalls zu kontrollieren. Beschäftigte sollten nur auf die Bereiche und Funktionen zugreifen können, die für ihre jeweiligen Aufgaben vorgesehen sind.

Nach der Umstellung können Fehler auftreten, die während der Testphase nicht sichtbar waren. Dazu gehören beispielsweise unvollständige Daten, abweichende Bestände oder Prozessvarianten, die in den Testfällen nicht vorkamen. Fehler bei Beständen, Rechnungen oder anderen unmittelbar benötigten Daten müssen dabei von weniger dringenden Erweiterungswünschen getrennt erfasst werden.

Werden zusätzliche Funktionen erst später ergänzt, lassen sich Fehler zunächst den bereits eingerichteten Kernprozessen eindeutiger zuordnen. Neue Erweiterungen können anschließend getrennt eingerichtet und getestet werden, ohne mehrere größere Änderungen gleichzeitig in den laufenden Betrieb zu übernehmen.

Fazit

Fehler während einer Odoo-Implementierung entstehen häufig nicht innerhalb eines einzelnen Arbeitsschritts, sondern an den Übergängen zwischen Prozessen, Daten und technischen Systemen. Eine unvollständige Datenmigration kann etwa Auswirkungen auf Lagerbestände, Aufträge oder Buchungsinformationen haben. Ebenso können nicht dokumentierte Sonderabläufe dazu führen, dass Beschäftigte nach dem Produktivstart weiterhin mit zusätzlichen Tabellen oder manuellen Zwischenschritten arbeiten.

Vor dem Go-live sollte deshalb geprüft sein, ob die vorgesehenen Geschäftsabläufe mit den übernommenen Daten, Benutzerrechten und angebundenen Anwendungen vollständig durchgeführt werden können. Erweiterungen, die für den ersten Produktivbetrieb nicht erforderlich sind, können anschließend getrennt umgesetzt und getestet werden.